Formulaire et PDF gratuit
Le formulaire reste en mémoire dans votre onglet. À la génération, les informations sont transmises au serveur pour composer le PDF. Une copie chiffrée de la saisie, du modèle utilisé et des versions PDF et Word est enregistrée pour permettre à l’administration de vérifier les résultats et de corriger les erreurs, même sans achat. Si un format échoue, les éléments disponibles et un code d’erreur sont conservés. Ces copies sont accessibles uniquement à l’administration authentifiée, servent à contrôler la qualité des modèles et à améliorer le site, et sont effacées automatiquement au bout de 30 jours. Elles peuvent l’être plus tôt, manuellement, après contrôle. Le PDF téléchargé est conservé sur votre appareil sous votre contrôle. Le contenu ne sert pas à entraîner une IA.
Ce contrôle interne est distinct de la mesure d’audience facultative. Les documents et leur saisie ne sont pas transmis aux outils de statistiques externes. La suppression d’une copie de contrôle retire son contenu de la base active ; elle n’efface pas les fichiers déjà téléchargés, les fichiers de livraison d’un achat ni les sauvegardes, qui suivent leurs propres durées de conservation. Les compteurs et diagnostics techniques sans contenu sont conservés séparément.
Envoi facultatif du PDF par email
Si l’option est activée et que vous la demandez, votre adresse et le PDF sont transmis à notre serveur de messagerie pour un email unique avec pièce jointe. Cette adresse ne sert à créer une liste de diffusion que si vous demandez séparément la newsletter et confirmez cette inscription. Les liens commerciaux ne sont inclus qu’avec votre accord distinct, non précoché, pour cet email uniquement. Aucun pixel de suivi n’est ajouté par DocExpress.
Le lien Word éventuel contient une copie chiffrée de votre saisie, déchiffrable pendant 24 heures. Cette copie n’est pas enregistrée sur notre serveur ; le lien est retiré de la barre d’adresse avant récupération. Gardez l’email privé. L’expiration du lien ne supprime pas la pièce jointe dans votre boîte : sa conservation dépend de votre messagerie. Le contenu n’est pas envoyé aux statistiques. Des empreintes non lisibles de demandes restent en mémoire au maximum 24 heures pour limiter les abus et doublons.
Newsletter facultative
La newsletter (conseils, nouveaux outils et offres DocExpress) nécessite une case distincte non précochée, puis une confirmation depuis votre email. Recevoir un PDF ou acheter un fichier n’inscrit jamais automatiquement à cette liste. L’adresse est chiffrée en base ; une empreinte permet d’éviter les doublons. Nous conservons le texte et la version du consentement, la date de demande, la confirmation et le retrait. Aucun document, nom, sujet de démarche ou justificatif n’est utilisé pour personnaliser la newsletter.
Le lien de confirmation expire après 24 heures ; une demande non confirmée est supprimée après 7 jours. Les inscriptions sont limitées à 3 ans après confirmation sans nouveau consentement explicite. Chaque newsletter devra proposer un lien de désinscription simple. Le retrait efface immédiatement l’adresse déchiffrable ; l’empreinte et les dates du choix sont conservées au maximum 3 ans comme preuve minimale. Les nettoyages sont exécutés par le traitement périodique. Les messages partent de notre serveur de messagerie ; les envois marketing ne sont pas activés automatiquement par une inscription.
Préparation du dossier
Vos PDF et images sont traités dans un travailleur isolé du navigateur. Les fichiers et leur nom ne sont pas envoyés au serveur ou dans les statistiques. Fermez l’onglet ou utilisez « Tout effacer » pour libérer les données de la session.
Option Word et paiement
Lorsque vous partez vers Stripe, un brouillon de formulaire est conservé dans le stockage de l’onglet avec une validité d’une heure pour permettre le retour au PDF gratuit. Vous pouvez l’effacer explicitement. Le fichier Word et le PDF complémentaire des nouveaux achats sont chiffrés sur le serveur. Une commande non payée est conservée au maximum 24 heures pour son fichier ; le fichier d’un achat est conservé 90 jours après paiement, puis supprimé lors du nettoyage périodique. Les justificatifs ne font pas partie de cet achat.
Stripe traite le paiement et les coordonnées fournies dans son formulaire. DocExpress reçoit la confirmation, le montant et l’email de livraison ; il ne conserve pas votre carte bancaire. L’email transactionnel et le lien privé partent de notre serveur de messagerie ; pour les nouveaux achats Word, le PDF est également joint à cet email. Sa conservation dans votre messagerie dépend de vos propres réglages. Ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Union européenne selon leurs contrats et garanties applicables.
L’assistant de recherche, lorsqu’il est actif, transmet à Mistral AI, société française dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne, le texte que vous saisissez dans la fenêtre de discussion ainsi que la liste des modèles susceptibles de correspondre. Aucun identifiant, aucun cookie et aucune donnée de formulaire ne lui sont transmis, et les conversations ne sont pas conservées par DocExpress : elles disparaissent lorsque vous fermez la page. N’écrivez pas d’informations personnelles dans cette fenêtre : elle sert à choisir un modèle, pas à préparer votre document. Seul un compteur de consommation, sans contenu, est enregistré pour maîtriser le budget.
Envoi postal
Lorsque vous commandez l’envoi d’un courrier, nous recueillons les noms et adresses de l’expéditeur et du destinataire, l’email de confirmation saisi sur Stripe, le mode d’envoi et le PDF de la lettre. Si vous envoyez votre propre fichier, il est transmis à notre serveur, converti en PDF s’il s’agit d’un document Word, ramené au format A4, puis traité comme une lettre créée sur le site ; le fichier d’origine n’est pas conservé. Chaque courrier est contrôlé avant l’envoi par l’exploitant de DocExpress. Ces données servent uniquement à faire imprimer, poster et suivre ce courrier. La lettre est chiffrée sur notre serveur ; l’exploitant de DocExpress la transmet à notre prestataire d’impression et d’expédition, Merci Facteur, qui la remet à La Poste. La copie chiffrée est effacée dès que le courrier est remis à La Poste, ou dès l’annulation de l’envoi. Un envoi préparé mais non payé est supprimé après 24 heures.
Les adresses, le numéro de suivi et les preuves (dépôt, accusé de réception) sont conservés pour vous permettre de suivre l’envoi et d’en justifier en cas de litige, puis supprimés au plus tard 5 ans après l’envoi, durée de prescription des actions commerciales. Le lien de suivi qui vous est remis donne accès à ces informations : gardez-le privé.
Conservation et finalités
Les traitements nécessaires au service et à la livraison reposent sur l’exécution du contrat ; la sécurité sur l’intérêt légitime de protéger le service ; les justificatifs comptables sur les obligations légales. Les références et montants des paiements sont conservés pour la comptabilité pendant la durée applicable, généralement 10 ans pour les pièces comptables. Le contenu du Word a sa propre durée courte. Les anciennes commandes PDF restent accessibles selon leurs conditions initiales, avec leurs données protégées ; leur suppression demande une analyse spécifique pour préserver les droits des clients.
Statistiques facultatives
Avec votre accord, Google Analytics mesure les visites des pages publiques à l’aide de cookies contenant des identifiants pseudonymes (durée configurée : 180 jours, sans prolongation automatique). Les adresses de pages envoyées par DocExpress excluent les paramètres et fragments des liens, sauf les paramètres de campagne (utm et identifiant de clic d’annonce Google) qui indiquent quelle annonce ou quel lien a amené la visite. Les pages privées d’achat, de téléchargement, de newsletter et d’administration sont exclues de cette mesure ; seule la confirmation d’un paiement y est signalée, avec le type d’achat et son montant, sans référence de commande, lien privé ni coordonnées. Nous n’envoyons pas à Google le texte de vos documents, votre adresse email ou vos justificatifs. Les fonctions publicitaires et Google Signals sont désactivées dans notre intégration. Google peut traiter des données hors de l’Union européenne selon ses garanties contractuelles. Vous pouvez refuser ou retirer votre accord avec le bouton « Confidentialité ». Sans accord, cette balise ne se charge pas.
Dans notre mesure interne distincte, après votre accord, seuls des événements techniques limités sont comptés par jour : modèle consulté, saisie commencée, génération, téléchargement, option et début de paiement. Ni texte saisi, ni nom de fichier, ni email, ni identifiant publicitaire ne sont inclus. Ces comptes agrégés sont conservés au maximum 13 mois. Des compteurs techniques globaux (succès, échec, durée et volume de PDF produits), sans identifiant ni modèle associé, servent également à surveiller les ressources du serveur. Le choix de consentement est conservé 180 jours et modifiable avec le bouton « Confidentialité ». Les paiements et remboursements sont enregistrés indépendamment dans le suivi comptable. Les statistiques de recettes ne servent pas au ciblage publicitaire.
Sécurité et droits
Les limites de fréquence utilisent temporairement une empreinte de l’adresse réseau, jamais le contenu du document. La configuration de mise en ligne doit exclure les paramètres des liens privés des journaux et limiter la conservation des journaux techniques. Conservez vos liens de téléchargement privés : toute personne disposant du lien peut accéder au fichier tant qu’il est valide.
Responsable du traitement : PERALES EI, 454 rue de la Résistance, 59460 Jeumont, France. Pour exercer vos droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition ou portabilité, contactez contact@docexpress.fr. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL. Certaines données doivent être conservées pour satisfaire les obligations légales ou défendre un droit.